Ja, je kunt wisselen van salarisadministrateur zonder van software te veranderen. Of dat mogelijk is, hangt af van de software die je gebruikt en of de nieuwe salarisadministrateur ermee werkt. In veel gevallen blijft je bestaande omgeving gewoon in gebruik en neemt de nieuwe partij het beheer over. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over het overstappen naar een nieuwe salarisadministrateur.
Wat gebeurt er met je salarisdata als je wisselt van salarisadministrateur?
Je salarisdata blijft bij jou als werkgever. De gegevens staan in de salarissoftware of in een systeem dat op jouw naam staat. Wanneer je wisselt van salarisadministrateur, draag je het beheer over aan een nieuwe partij, maar de data zelf gaat nergens naartoe. Je behoudt altijd toegang tot je eigen historische loongegevens.
Wel is het belangrijk om dit vooraf goed te regelen. Controleer wie de contracthouder is van de software. Staat het abonnement op naam van je vorige salarisadministrateur? Dan moet je de licentie overzetten naar jouw eigen naam of naar de nieuwe beheerder. Dit voorkomt dat je toegang verliest op het moment van de overstap.
Bewaar ook altijd een eigen kopie van je loonstroken, journaalposten en loonaangiften. Dit is niet alleen nuttig bij een wisseling, maar ook verplicht vanuit de Belastingdienst. De bewaartermijn voor loongegevens is zeven jaar.
Kan een nieuwe salarisadministrateur werken met jouw bestaande software?
Een nieuwe salarisadministrateur kan in de meeste gevallen werken met jouw bestaande salarissoftware, mits hij of zij daarmee vertrouwd is en toegang krijgt tot jouw omgeving. De voorwaarde is dat de software toegang op gebruikersniveau toestaat en dat de nieuwe partij een actieve licentie of partnerschap heeft met de softwareleverancier.
Vraag bij de overstap altijd na welke pakketten de nieuwe salarisadministrateur ondersteunt. Niet elke professional werkt met elk systeem. Sommige kantoren werken uitsluitend met specifieke platforms en zijn daarin gecertificeerd. Dat is geen nadeel, het geeft juist aan dat ze diepgaande kennis hebben van dat pakket.
Als de nieuwe salarisadministrateur jouw software niet kent, zijn er twee opties: de salarisadministrateur leert het systeem, of je overweegt toch een migratie naar een pakket dat de nieuwe partij al beheerst. Dat laatste kost meer tijd, maar kan op de lange termijn efficiënter werken.
Welke software koppelt makkelijk aan een nieuwe salarisadministrateur?
Software zoals NMBRS, Loket.nl en Visma.net Payroll is in Nederland veelgebruikte platforms die goed geschikt zijn voor een wisseling van salarisadministrateur. Ze werken met gebruikersrollen en toegangsbeheer, waardoor je eenvoudig de toegang van de oude partij kunt intrekken en de nieuwe partij toegang kunt geven zonder data te verplaatsen.
NMBRS salarisadministratie is een platform dat veel kantoren gebruiken en dat specifiek is ontworpen voor uitbestede loonadministratie. Medewerkers kunnen via een eigen portaal hun loonstroken inzien, verlofuren bijhouden en declaraties indienen. Dat maakt de overstap voor medewerkers vrijwel onzichtbaar.
Exact Online en Twinfield zijn meer boekhoudgericht, maar koppelen goed met loonsoftware via API-verbindingen. Als je deze pakketten al gebruikt voor je financiële administratie, is het nuttig om een salarisadministrateur te kiezen die ook met deze koppelingen vertrouwd is.
Wanneer is het beste moment om van salarisadministrateur te wisselen?
Het beste moment om van salarisadministrateur te veranderen is aan het begin van een nieuw kalenderjaar of aan het begin van een kwartaal. Op dat moment starten loonperiodes opnieuw en zijn er minder openstaande aangiften en correcties die overgedragen moeten worden. Dit verkleint de kans op fouten tijdens de overdracht.
Een wisseling halverwege het jaar is ook mogelijk, maar vraagt meer aandacht. De nieuwe salarisadministrateur moet dan de cumulatieve loongegevens van het lopende jaar correct overnemen, zodat de jaaropgaven aan het einde van het jaar kloppen. Dit is technisch goed te doen, maar vergt een zorgvuldige overdracht van de vorige partij.
Wacht niet te lang als je ontevreden bent. Een slechte salarisadministratie leidt tot fouten in loonstroken, te late aangiften en ontevreden medewerkers. Het is beter om tijdig actie te ondernemen dan maanden te wachten op een “ideaal” moment dat er toch niet komt.
Hoe verloopt de overstap naar een nieuwe salarisadministrateur stap voor stap?
Een overstap naar een nieuwe salarisadministrateur verloopt gestructureerd in een aantal vaste stappen. Begin ruim op tijd, bij voorkeur vier tot zes weken voor de gewenste startdatum, zodat er voldoende tijd is voor de overdracht van gegevens en het instellen van toegang.
- Inventariseer je huidige situatie: Welke software gebruik je? Wie heeft er toegang? Staan licenties op jouw naam of op die van de huidige salarisadministrateur?
- Kies een nieuwe salarisadministrateur: Controleer of de nieuwe partij bekend is met jouw software en vraag naar haar werkwijze bij overnames.
- Vraag een volledige gegevensexport op: Laat de huidige salarisadministrateur alle relevante gegevens aanleveren, inclusief loonhistorie, dienstverbanden, arbeidscontracten en loonaangiften.
- Regel de toegang: Geef de nieuwe salarisadministrateur toegang tot de software en trek de toegang van de vorige partij in op de afgesproken datum.
- Voer een testrun uit: Laat de nieuwe partij een proefverwerking draaien voor de eerste loonperiode en controleer de uitkomsten zorgvuldig.
- Informeer je medewerkers: Laat medewerkers weten dat er een nieuwe partij de loonadministratie verzorgt, zodat ze weten waar ze terecht kunnen met vragen.
Wat moet je controleren na de overstap naar een nieuwe salarisadministrateur?
Na de overstap naar een nieuwe salarisadministrateur controleer je of de eerste loonrun correct is verwerkt, de loonaangifte tijdig is ingediend bij de Belastingdienst en de loonstroken overeenkomen met de arbeidscontracten en afspraken. Dit zijn de drie meest voorkomende plekken waar fouten optreden na een wisseling.
Controleer daarnaast het volgende:
- Cumulatieve bedragen: Kloppen de opgebouwde loongegevens van het lopende jaar met de gegevens uit de vorige administratie?
- Verlof- en overurenregistratie: Zijn de opgebouwde rechten correct overgenomen?
- Pensioenafdrachten: Worden de juiste bedragen afgedragen aan de pensioenverzekeraar?
- Toegang medewerkers: Kunnen medewerkers nog steeds bij hun loonstroken in het medewerkersportaal?
- Koppelingen met boekhoudsoftware: Worden journaalposten correct doorgeboekt naar je boekhoudpakket?
Geef de nieuwe salarisadministrateur ook de ruimte om eventuele afwijkingen te signaleren. Een goede professional meldt proactief als hij of zij iets tegenkomt dat niet klopt in de overgedragen gegevens.
Hoe AAB Finance helpt bij het wisselen van salarisadministrateur
Wij begeleiden je bij de volledige overstap naar een nieuwe salarisadministrateur, van de eerste inventarisatie tot en met de eerste foutloze loonrun. We werken met NMBRS salarisadministratie, een platform dat speciaal is ontworpen voor uitbestede loonadministratie en dat naadloos aansluit op jouw bestaande boekhoudomgeving.
Dit is wat we voor je regelen:
- Overname en controle van je bestaande loongegevens
- Inrichten van NMBRS voor jouw medewerkers, inclusief het medewerkersportaal
- Tijdige en correcte loonaangiften bij de Belastingdienst
- Koppeling met Exact Online of Twinfield voor automatische journaalboekingen
- Persoonlijk contact bij vragen over arbeidscontracten, loonkostensubsidies en cao-verplichtingen
Wil je weten of wij de salarisadministratie van AAB Finance goed kunnen aansluiten op jouw huidige situatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of stuur een mail naar info@aabfinance.nl. We kijken graag met je mee wat de beste aanpak is voor jouw bedrijf.
