Het beste moment om te beginnen met overstappen naar een nieuwe accountant is minimaal twee tot drie maanden voor 1 januari. Dat betekent dat je in oktober of november actie moet ondernemen als je wilt dat de overstap soepel verloopt aan het begin van het nieuwe boekjaar. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het wisselen van accountant, zodat je precies weet wat je wanneer moet doen.
Waarom is 1 januari het meest logische overstapmoment?
Overstappen naar een nieuwe accountant op 1 januari is logisch omdat dit het begin van een nieuw boekjaar is. Je nieuwe accountant start dan met een schone lei: een volledig boekjaar, geen gedeelde administratie en geen overlap met de vorige accountant. Dit maakt de samenwerking overzichtelijker en voorkomt verwarring over wie welk jaar afhandelt.
Bovendien sluit een overstap per 1 januari goed aan op fiscale verplichtingen. De jaarrekening, de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en andere rapportages lopen immers per kalenderjaar. Als je halverwege het jaar wisselt, moet je nieuwe accountant alsnog het halve jaar reconstrueren of samenwerken met je vorige kantoor om de cijfers kloppend te krijgen. Dat kost tijd en geld.
Voor ondernemers die een gebroken boekjaar hanteren, geldt hetzelfde principe: stap over op het moment dat een nieuw boekjaar begint, zodat de overgang schoon en helder is.
Hoe vroeg voor 1 januari moet je beginnen met overstappen?
Begin minimaal twee tot drie maanden voor 1 januari met het proces van accountant wisselen. Dat betekent concreet: neem in oktober of november contact op met een nieuw accountantskantoor. Zo heb je voldoende tijd om een kennismakingsgesprek te plannen, afspraken te maken en de overdracht goed te organiseren.
Waarom zo vroeg? Accountantskantoren zijn aan het einde van het jaar druk. Ze sluiten lopende dossiers af, verwerken jaarstukken en bereiden aangiften voor. Als je in december pas contact opneemt, loop je het risico dat er geen capaciteit is om je per 1 januari goed op te pakken. Door eerder te starten, geef je jezelf en je nieuwe accountant de ruimte om de overdracht zorgvuldig te doen.
Een handige tijdlijn ziet er als volgt uit:
- September: Oriënteer je op nieuwe accountantskantoren en vraag offertes op
- Oktober: Voer kennismakingsgesprekken en maak een keuze
- November: Zeg je huidige contract op en start de overdracht
- December: Rond de overdracht af en maak afspraken voor het nieuwe jaar
- 1 januari: Je nieuwe accountant is volledig operationeel voor jouw administratie
Wat moet je regelen voordat je van accountant wisselt?
Voordat je van accountant wisselt, moet je drie dingen regelen: je huidige contract opzeggen, je administratie op orde brengen en toestemming geven voor de overdracht van je dossier. Zonder deze stappen kan de overstap vertraging oplopen of onvolledig zijn.
Controleer als eerste de opzegtermijn in je huidige overeenkomst. Veel accountantskantoren hanteren een opzegtermijn van één tot drie maanden. Als je dit over het hoofd ziet, loop je het risico dat je dubbel betaalt of dat de opzegging pas later ingaat dan gepland.
Zorg daarnaast dat je administratie actueel is. Je nieuwe accountant wil weten waar hij of zij aan toe is. Achterstallige boekhouding, ontbrekende facturen of onverwerkte bankafschriften maken de overdracht lastiger. Hoe beter je administratie op orde is, hoe sneller je nieuwe accountant aan de slag kan.
Tot slot heb je formeel toestemming nodig om je dossier over te dragen. Je geeft je huidige accountant schriftelijk opdracht om de relevante stukken door te sturen naar je nieuwe kantoor. Dit is een standaardprocedure, maar het kost wel tijd om dit goed te regelen.
Hoe verloopt de overdracht van je administratie naar een nieuwe accountant?
De overdracht van je administratie verloopt via een gestructureerde dossieroverdracht tussen je oude en nieuwe accountant. Je nieuwe accountant vraagt de benodigde stukken op bij je vorige kantoor, en jij geeft daarvoor schriftelijk toestemming. In de meeste gevallen verloopt dit professioneel en zonder problemen.
Wat wordt er overgedragen? Denk aan:
- Jaarrekeningen van de afgelopen jaren
- Ingediende belastingaangiften en aanslagen
- Lopende correspondentie met de Belastingdienst
- Openstaande bezwaar- of beroepsprocedures
- Actuele administratiebestanden (bijvoorbeeld uit Exact Online of Twinfield)
- Salarisadministratie en loonstroken, indien van toepassing
Je nieuwe accountant neemt het initiatief voor de overdracht, maar het helpt als je zelf ook actief meewerkt. Stuur documenten die je zelf bewaart alvast door en wees beschikbaar voor vragen. Hoe soepeler de communicatie, hoe sneller je nieuwe accountant volledig up-to-date is.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het wisselen van accountant?
De meest voorkomende fout bij het wisselen van accountant is te laat beginnen. Wie pas in december besluit om over te stappen, heeft te weinig tijd om alles goed te regelen voor 1 januari. Andere veelgemaakte fouten zijn het niet controleren van de opzegtermijn en het vergeten om toestemming te geven voor de dossieroverdracht.
Daarnaast onderschatten veel ondernemers hoe belangrijk het is om de juiste verwachtingen te stellen bij de nieuwe accountant. Bespreek vooraf wat je nodig hebt, hoe vaak je contact wilt en welke diensten je verwacht. Een goed kennismakingsgesprek voorkomt teleurstellingen achteraf.
Een andere fout is het niet op orde hebben van de eigen administratie. Als er gaten zitten in je boekhouding, kost het je nieuwe accountant extra tijd om alles te reconstrueren. Dat verhoogt de kosten en vertraagt de start. Zorg dus dat alles bijgewerkt is voordat de overdracht begint.
Tot slot vergeten sommige ondernemers om hun bank, de Belastingdienst of andere instanties op de hoogte te stellen van de nieuwe accountant of het nieuwe correspondentieadres. Dit kan leiden tot gemiste berichten of vertraging in de verwerking van aangiften.
Wanneer is het verstandig om ook buiten januari over te stappen?
Buiten januari overstappen is verstandig wanneer de samenwerking met je huidige accountant structureel niet werkt. Als er sprake is van herhaalde fouten, slechte communicatie of gemiste deadlines, is wachten tot 1 januari niet altijd de beste keuze. In dat geval weegt het risico van verdere schade zwaarder dan het ongemak van een overstap halverwege het jaar.
Ook bij ingrijpende veranderingen in je onderneming, zoals een fusie, overname of een sterke groei, kan het zinvol zijn om eerder over te stappen. Je hebt dan behoefte aan een accountant die past bij je nieuwe situatie, en dat hoeft niet te wachten tot het nieuwe jaar.
Houd er wel rekening mee dat een overstap halverwege het jaar meer coördinatie vraagt. Je nieuwe accountant moet het lopende boekjaar overnemen, wat extra afstemming vereist met je vorige kantoor. Zorg in dat geval voor een heldere afbakening: wie is verantwoordelijk voor welke periode?
Hoe AAB Finance helpt bij het overstappen van accountant
Wij begrijpen dat overstappen spannend kan voelen, maar het hoeft dat niet te zijn. Bij AAB Finance nemen we het proces van je over en zorgen we voor een soepele overdracht, zodat jij je kunt blijven concentreren op je onderneming. Dit is wat we voor je doen:
- Kennismakingsgesprek: We bespreken je situatie, wensen en verwachtingen zonder verplichtingen
- Dossieroverdracht: We nemen contact op met je vorige accountant en regelen de overdracht van alle relevante stukken
- Snelle opstart: We zorgen dat je administratie direct goed wordt opgepakt, ook als je halverwege het jaar overstapt
- Persoonlijk contact: Je hebt altijd een vaste contactpersoon die je kent en begrijpt
- Volledig ontzorgd: Van jaarrekening tot salarisadministratie, we regelen het voor je
Wil je weten wat AAB Finance voor jou kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Je kunt ons ook een e-mail sturen via info@aabfinance.nl. We helpen je graag op weg naar een nieuwe start.
