Als werkgever bent u wettelijk verplicht het salaris door te betalen wanneer een werknemer ziek wordt. Deze verplichting geldt voor minimaal twee jaar en bedraagt ten minste zeventig procent van het loon. Daarnaast heeft u re-integratieverplichtingen volgens de Wet verbetering poortwachter. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over uw taken en verantwoordelijkheden bij ziekte van werknemers.
Wat zijn uw verplichtingen als werkgever bij ziekmelding?
Bij een ziekmelding moet u direct actie ondernemen. U bent verplicht de ziekmelding te registreren en binnen een week contact op te nemen met de arbodienst. De eerste opvang van de zieke werknemer is belangrijk voor een goede start van het verzuimproces. U moet ook zorgen voor een eerste-dag-melding wanneer de werknemer zich ziekmeldt.
De registratieplicht houdt in dat u nauwkeurig bijhoudt wanneer de werknemer zich heeft ziekgemeld en wat de reden van het verzuim is. Deze informatie is nodig voor de verdere begeleiding en eventuele re-integratie. Binnen een week na de ziekmelding moet u contact opnemen met uw arbodienst, zodat deze het verzuimproces kan starten.
De bedrijfsarts speelt vanaf het begin een rol in het verzuimproces. Deze beoordeelt of de werknemer terecht ziek is en wat de verwachte duur van het verzuim is. Ook geeft de bedrijfsarts advies over mogelijkheden voor herstel en re-integratie. Een goede communicatie met de zieke werknemer is essentieel. Toon begrip voor de situatie, maar houd ook contact over de voortgang en mogelijkheden om weer aan het werk te gaan.
Hoelang moet u het loon doorbetalen bij ziekte?
De wettelijke loondoorbetalingsplicht geldt voor 104 weken, oftewel twee jaar. Gedurende deze periode moet u minimaal zeventig procent van het loon doorbetalen. Het eerste jaar is dit zeventig procent, en het tweede jaar eveneens zeventig procent van het loon. Veel werkgevers betalen in de praktijk echter meer door, vaak honderd procent in het eerste jaar en zeventig procent in het tweede jaar.
Deze percentages zijn wettelijke minimumpercentages. In uw arbeidsovereenkomst of CAO kunnen gunstiger afspraken staan. Controleer daarom altijd wat er in uw specifieke situatie van toepassing is. Sommige bedrijven kiezen ervoor om gedurende beide jaren het volledige loon door te betalen, anderen houden zich aan het wettelijke minimum.
Er zijn bijzondere situaties waarbij de loondoorbetalingsplicht anders kan zijn. Bij zwangerschap en bevalling geldt een aparte regeling. Ook bij arbeidsconflicten waarbij de werknemer arbeidsongeschikt raakt door toedoen van de werkgever, kunnen andere regels gelden. Wanneer een werknemer ziek wordt tijdens de opzegtermijn, blijft de loondoorbetalingsplicht bestaan tot het einde van de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst.
Na de 104 weken beoordeelt UWV of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Uw loondoorbetalingsplicht eindigt dan, tenzij u zich niet aan de re-integratieverplichtingen heeft gehouden. In dat geval kan de loondoorbetalingsplicht worden verlengd met maximaal 52 weken.
Wat is de Wet verbetering poortwachter en wat betekent deze voor u?
De Wet verbetering poortwachter (WVP) verplicht werkgevers en werknemers om samen te werken aan re-integratie van de zieke werknemer. U moet binnen zes weken na de ziekmelding een plan van aanpak opstellen. Binnen acht weken moet er een probleemanalyse zijn uitgevoerd door de arbodienst. Deze stappen zijn nodig om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen.
Het plan van aanpak beschrijft welke stappen u en de werknemer gaan nemen om de re-integratie te bevorderen. Dit kan gaan om aangepast werk, andere taken, of een opbouw van werkuren. De probleemanalyse geeft inzicht in de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid en welke beperkingen de werknemer heeft. Op basis hiervan stelt u een re-integratieplan op.
Het re-integratieplan bevat concrete afspraken over de aanpak. Hierin staat bijvoorbeeld wanneer de werknemer welke werkzaamheden kan hervatten, welke aanpassingen nodig zijn, en welke tussentijdse evaluatiemomenten er zijn. Zowel u als werkgever en de werknemer hebben verplichtingen in dit proces. De werknemer moet meewerken aan re-integratie en zich inspannen om weer aan het werk te gaan.
Bij niet-naleving van de WVP kunnen sancties volgen. UWV kan een loonsanctie opleggen, waarbij u een deel van het loon niet vergoed krijgt. Ook kan de loondoorbetalingsplicht worden verlengd met maximaal 52 weken. Deze sancties zijn bedoeld om werkgevers en werknemers te stimuleren actief aan re-integratie te werken. Documenteer daarom alle stappen die u neemt in het re-integratietraject.
Welke rol speelt de arbodienst bij langdurige ziekte?
De arbodienst begeleidt het verzuimproces vanaf de ziekmelding tot het einde van het tweede ziektejaar. De bedrijfsarts voert spreekuurcontacten met de zieke werknemer en beoordeelt de arbeidsongeschiktheid. Ook adviseert de arbodienst over re-integratiemogelijkheden en begeleidt het traject naar herstel of aanpassing van werk.
Tijdens het verzuim heeft de werknemer regelmatig contact met de bedrijfsarts. De frequentie hangt af van de situatie, maar meestal is er in het begin vaker contact dan later in het proces. De bedrijfsarts beoordeelt of de werknemer terecht ziek is en geeft een inschatting van de verwachte herstelduur. Ook adviseert de arts over mogelijkheden om werk te hervatten, eventueel met aanpassingen.
De arbodienst helpt bij het opstellen van de probleemanalyse en het re-integratieplan. Ze geven advies over welke werkzaamheden de werknemer wel of niet kan doen, en welke aanpassingen nodig zijn in de werksituatie. Dit kan gaan om fysieke aanpassingen, maar ook om andere werktijden of taken. De begeleiding is gericht op duurzaam herstel en voorkomen van terugval.
Er is een belangrijk verschil tussen verzuimbegeleiding en de UWV-keuring. De verzuimbegeleiding door de arbodienst vindt plaats gedurende de twee jaar loondoorbetaling. Aan het einde van deze periode voert UWV een keuring uit om te beoordelen of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Deze keuring is onafhankelijk van de begeleiding door uw arbodienst.
Hoe voorkomt u problemen met ziekteverzuim en re-integratie?
Een goed verzuimbeleid is de basis voor het voorkomen van problemen. Zorg voor heldere afspraken over ziekmelding, de rol van de arbodienst, en re-integratie. Communiceer deze afspraken duidelijk naar alle medewerkers. Heldere communicatie met de zieke werknemer voorkomt misverstanden en bevordert een constructieve samenwerking tijdens het verzuimproces.
Schakel tijdig deskundigen in wanneer verzuim langer duurt of complex wordt. De arbodienst kan adviseren over de beste aanpak, en bij arbeidsrechtelijke vragen kunt u juridisch advies inwinnen. Wacht niet te lang met het inschakelen van hulp, want vroeg ingrijpen leidt vaak tot betere resultaten. Houd alle stappen in het verzuimproces goed bij in een dossier. Dit helpt bij de voortgangsbewaking en is nodig als UWV later controleert of u aan uw verplichtingen heeft voldaan.
Preventieve maatregelen zijn minstens zo belangrijk als goede verzuimbegeleiding. Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving, let op signalen van overbelasting bij medewerkers, en bespreek regelmatig het werkplezier en de werkdruk. Een goede werksfeer en aandacht voor het welzijn van medewerkers kunnen veel verzuim voorkomen.
Het correct afhandelen van ziekteverzuim vraagt veel tijd en kennis van de regelgeving. Wanneer u salarisadministratie uitbesteden overweegt, kan dit u helpen om alle verplichtingen goed na te komen. Wij ondersteunen u bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten, loonkostenberekeningen en het bijhouden van verzuimdossiers. Neem contact met ons op voor advies over hoe wij u kunnen helpen bij het professioneel beheren van uw personeelszaken en salarisadministratie.
Veelgestelde vragen
Mag ik als werkgever een zieke werknemer ontslaan tijdens de loondoorbetalingsperiode?
Ontslag tijdens ziekte is in principe mogelijk, maar zeer beperkt en complex. U mag niet ontslaan op grond van ziekte zelf, maar wel om andere zakelijke redenen zoals bedrijfseconomische omstandigheden. Let op: bij ontslag tijdens ziekte loopt de loondoorbetalingsplicht door tot maximaal 104 weken na de eerste ziektedag. Raadpleeg altijd een arbeidsrechtspecialist voordat u tot ontslag overgaat.
Wat moet ik doen als een werknemer niet meewerkt aan re-integratie?
Documenteer alle gevallen van niet-medewerking zorgvuldig en waarschuw de werknemer schriftelijk. U kunt de loondoorbetaling (gedeeltelijk) opschorten als de werknemer zonder geldige reden niet meewerkt aan re-integratie. Schakel de bedrijfsarts in om te beoordelen of de weigering medisch gerechtvaardigd is. Bij blijvende weigering kunt u dit gebruiken als grond voor ontslag, maar volg hierbij altijd de juiste juridische procedure.
Kan ik een verzuimverzekering afsluiten om de kosten van loondoorbetaling te beperken?
Ja, u kunt een verzuimverzekering afsluiten die (een deel van) de loonkosten tijdens ziekte vergoedt. Deze verzekeringen dekken meestal het loon vanaf een bepaalde dag of week, vaak na een wachttijd van enkele weken. Weeg de premiekosten af tegen uw verzuimrisico en houd er rekening mee dat uw re-integratieverplichtingen gewoon blijven bestaan, ongeacht de verzekering.
Hoe vaak mag ik contact hebben met een zieke werknemer zonder dat dit als intimidatie wordt gezien?
Regelmatig contact is toegestaan en zelfs wenselijk, mits dit respectvol en ondersteunend gebeurt. Bespreek bij de ziekmelding direct de frequentie en vorm van contact (telefonisch, e-mail, werkoverleg). Wekelijks tot tweewekelijks contact is normaal, vooral om werkgerelateerde zaken te bespreken en re-integratiemogelijkheden te verkennen. Vermijd contact over medische details en focus op wat de werknemer wel kan doen.
Wat gebeurt er als ik de deadlines van de Wet verbetering poortwachter mis?
Het missen van WVP-deadlines kan leiden tot ernstige sancties. UWV kan een loonsanctie opleggen waarbij u geen compensatie krijgt voor bepaalde loonkosten, of uw loondoorbetalingsplicht verlengen met maximaal 52 weken. Om dit te voorkomen, zet alarmen voor cruciale momenten: week 1 (arbodienst inschakelen), week 6 (plan van aanpak), week 8 (probleemanalyse), en week 42 en 87 (evaluatiemomenten).
Moet ik ook thuiswerk of aangepast werk aanbieden als dit niet in mijn bedrijf beschikbaar is?
Ja, u heeft een inspanningsverplichting om passend werk te creëren, ook als dit aanpassingen vereist. Dit kan betekenen dat u taken moet aanpassen, werktijden moet flexibiliseren, of zelfs nieuwe functies moet creëren die passen bij de mogelijkheden van de werknemer. Alleen als aanpassingen objectief onmogelijk of onredelijk bezwarend zijn, kunt u hiervan afzien. Documenteer altijd waarom bepaalde aanpassingen niet haalbaar zijn.
Hoe ga ik om met een werknemer die regelmatig kortdurend verzuimt?
Frequent kortdurend verzuim vraagt om een andere aanpak dan langdurig verzuim. Voer een verzuimgesprek om de oorzaak te achterhalen en schakel de bedrijfsarts in voor een preventief spreekuur. Maak duidelijke afspraken over ziekmeldingsprocedures en overweeg een verzuimprotocol met concrete acties bij herhaald verzuim. Bij structureel verzuim zonder medische grond kan dit uiteindelijk een grond voor ontslag zijn, mits goed gedocumenteerd.
