Bij een overstap van salarisadministrateur blijven historische salarisgegevens de verantwoordelijkheid van jou als werkgever. De gegevens horen bij jouw organisatie en moeten correct worden overgedragen naar het nieuwe systeem of de nieuwe partij. Hoe die overdracht verloopt en welke risico’s je wilt vermijden, lees je in dit artikel.
Wie is verantwoordelijk voor historische salarisgegevens na een overstap?
Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor de historische salarisgegevens, ook na een overstap naar een andere salarisadministrateur. De gegevens zijn van jouw organisatie, niet van de administrateur die ze heeft bijgehouden. De salarisadministrateur verwerkt en beheert de gegevens namens jou, maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de werkgever.
Dit betekent dat je bij een overstap actief moet zorgen voor een volledige overdracht van alle relevante loongegevens. Wacht daar niet mee tot het laatste moment. Spreek tijdig af welke data worden overgedragen, in welk formaat en via welk kanaal. Een goede administrateur werkt hieraan mee, maar de regie ligt bij jou.
Hoe lang moeten historische salarisgegevens bewaard worden?
Historische salarisgegevens moeten in Nederland minimaal zeven jaar worden bewaard. Dit is de fiscale bewaarplicht die geldt voor de loonadministratie. Sommige gegevens, zoals kopieën van identiteitsbewijzen van medewerkers, moeten zelfs vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard.
De bewaartermijn geldt voor jou als werkgever, ongeacht wie de administratie uitvoert. Loonstroken, jaaropgaven, arbeidsovereenkomsten en loonstaten vallen allemaal onder deze verplichting. Zorg er bij een overstap dus voor dat je toegang houdt tot de historische data, ook als de samenwerking met de oude partij eindigt.
Wat gebeurt er met de salarisgegevens bij de oude administrateur?
Na een overstap is de oude salarisadministrateur verplicht om de gegevens aan jou te verstrekken. Zij mogen de data bewaren voor hun eigen administratieve of wettelijke verplichtingen, maar hebben geen recht om de toegang voor jou te blokkeren of gegevens achter te houden. Jij hebt als werkgever recht op een volledige export van alle historische loongegevens.
In de praktijk verloopt dit niet altijd soepel. Sommige administrateurs werken traag mee of leveren gegevens aan in een formaat dat moeilijk te importeren is in een nieuw systeem. Leg daarom vooraf schriftelijk vast hoe de overdracht plaatsvindt en welke formaten worden gehanteerd. Dit voorkomt discussies achteraf.
Let ook op de beveiliging van de gegevens. Salarisdata bevat gevoelige persoonlijke informatie die valt onder de AVG. De oude administrateur moet na de overdracht de gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt die dit verhindert.
Hoe worden historische salarisgegevens overgedragen naar een nieuw systeem?
De overdracht van historische salarisgegevens naar een nieuw systeem verloopt in de meeste gevallen via een gestructureerde data-export. De nieuwe salarisadministrateur of het nieuwe softwarepakket importeert deze gegevens, waarna ze beschikbaar zijn voor toekomstige verwerking en controle.
Een goede overdracht omvat doorgaans de volgende stappen:
- Inventarisatie: Bepaal welke gegevens je nodig hebt, zoals loonstaten, jaaropgaven, verlofregistraties en arbeidscontracten.
- Export bij de oude partij: Vraag tijdig een volledige export op in een gangbaar formaat, zoals CSV, XML of een specifiek salarispakketformaat.
- Validatie: Controleer of de geëxporteerde data compleet en correct zijn voordat je de samenwerking beëindigt.
- Import in het nieuwe systeem: De nieuwe administrateur of het nieuwe pakket verwerkt de data en controleert of alles correct is ingeladen.
- Testrun: Voer een proefberekening uit om te controleren of de historische gegevens kloppen met de verwachte uitkomsten.
Populaire salarispakketten zoals NMBRS ondersteunen gestandaardiseerde imports, wat de overdracht aanzienlijk vereenvoudigt. Toch is handmatige controle altijd verstandig, zeker bij medewerkers met complexe looncomponenten zoals bonussen, provisies of parttimeregelingen.
Welke risico’s kleven er aan een incomplete overdracht van salarisgegevens?
Een incomplete overdracht van salarisgegevens kan leiden tot fouten in de loonadministratie, problemen bij belastingaangiften en conflicten met medewerkers over hun loonhistorie. De gevolgen kunnen financieel en juridisch zijn, zeker als de Belastingdienst om verantwoording vraagt.
De meest voorkomende risico’s zijn:
- Onjuiste loonheffing: Als cumulatieve loongegevens ontbreken, kan de loonheffing verkeerd worden berekend, wat leidt tot naheffingen of boetes.
- Fouten in de jaaropgave: Medewerkers ontvangen een onjuiste jaaropgave, wat problemen oplevert bij hun belastingaangifte.
- Verlies van verlof- en pensioengegevens: Opgebouwde verlofdagen of pensioenrechten kunnen verloren gaan als ze niet correct worden overgezet.
- AVG-risico’s: Onbeveiligde overdracht van persoonsgegevens kan leiden tot datalekken en een meldingsplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Juridische claims van medewerkers: Als een medewerker zijn loonhistorie niet kan inzien of als er fouten in staan, kan dit leiden tot arbeidsrechtelijke geschillen.
Neem de tijd voor een zorgvuldige overdracht en laat de nieuwe partij de data grondig controleren voordat de eerste salarisrun wordt gedraaid.
Wanneer is het verstandig om salarisadministratie uit te besteden?
Het uitbesteden van de salarisadministratie is verstandig wanneer de interne kennis of capaciteit ontbreekt om de loonadministratie foutloos en compliant bij te houden. Zeker voor mkb-ondernemers zonder eigen HR-afdeling is uitbesteden een praktische keuze die fouten en boetes voorkomt.
Signalen dat uitbesteden de juiste stap is:
- Je besteedt te veel tijd aan loonadministratie ten koste van je kernactiviteiten.
- Je mist wijzigingen in de loonwetgeving of cao-afspraken.
- Er zijn fouten opgetreden in loonstroken of aangiften.
- Je bedrijf groeit en de complexiteit van de salarisadministratie neemt toe.
- Je wilt gebruikmaken van loonkostensubsidies, maar weet niet hoe je die aanvraagt.
Bij uitbesteden is het belangrijk om een partij te kiezen die werkt met moderne, betrouwbare salarissoftware en die transparant is over hoe historische gegevens worden beheerd en overgedragen. Zo voorkom je bij een eventuele toekomstige overstap opnieuw problemen met de overdracht van de loonadministratie.
Hoe AAB Finance helpt met salarisadministratie en gegevensoverdracht
Wij begeleiden je bij elke stap van de overstap naar een nieuwe salarisadministratie, van de eerste inventarisatie tot de eerste foutloze salarisrun. Onze aanpak is concreet en praktisch:
- We inventariseren welke historische salarisgegevens aanwezig zijn en wat er nodig is voor een volledige overdracht.
- We werken met NMBRS, een modern en betrouwbaar salarispakket dat gestandaardiseerde imports ondersteunt.
- We controleren de overgedragen data op volledigheid en juistheid voordat we de eerste salarisverwerking uitvoeren.
- We zorgen dat de overdracht voldoet aan de AVG en de fiscale bewaarplicht.
- We stellen arbeidsovereenkomsten op, berekenen loonkosten per medewerker en signaleren kansen voor loonkostensubsidies.
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op via ons contactformulier of stuur een e-mail naar info@aabfinance.nl. We denken graag met je mee over een soepele overstap. Bezoek AAB Finance voor meer informatie over onze diensten.
