Na een overstap van salarisadministrateur controleer je als eerste of alle stamgegevens, loonheffingsnummers en historische salarisgegevens correct zijn overgenomen. Vervolgens vergelijk je de eerste salarisrun van de nieuwe partij met de laatste verwerking van de vorige administrateur. Een gestructureerde aanpak voorkomt fouten in de loonadministratie die anders pas maanden later zichtbaar worden. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen die je als werkgever stelt bij een overstap.
Welke gegevens moet je als eerste overdragen aan de nieuwe salarisadministrateur?
Bij een overstap van salarisadministrateur draag je als eerste de stamgegevens van medewerkers over: persoonsgegevens, BSN-nummers, contractvormen, arbeidsuren en geldende CAO. Daarnaast zijn de cumulatieve loongegevens van het lopende jaar noodzakelijk, zodat de nieuwe partij de jaaropgaven correct kan verwerken.
Zorg dat je de volgende documenten en gegevens compleet aanlevert:
- Medewerkersstamkaarten met alle actuele persoons- en dienstverbandgegevens
- Loonheffingsnummer van de Belastingdienst
- Cumulatieve loongegevens van het lopende kalenderjaar (per medewerker)
- Arbeidsovereenkomsten en eventuele aanvullende afspraken
- Pensioengegevens en eventuele aanmeldingen bij pensioenfondsen
- Loonjournaalposten van de afgelopen maanden
- Bijzondere beloningen zoals bonussen, vakantiegeld en dertiende maand
Vraag de vorige salarisadministrateur om een overdrachtsrapportage. Dit is een overzicht van alle verwerkte gegevens tot het moment van overdracht. Hoe completer dit document, hoe kleiner de kans op fouten in de eerste salarisrun bij de nieuwe partij.
Hoe controleer je of de loonheffingen correct zijn overgenomen?
Je controleert of de loonheffingen correct zijn overgenomen door de loonstroken van de laatste maand bij de vorige administrateur te vergelijken met de eerste loonstroken van de nieuwe partij. Let daarbij op de toegepaste loonheffingskorting, het juiste percentage voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en de correcte tabel voor bijzondere beloningen.
Controleer specifiek de volgende punten:
- Is de loonheffingskorting per medewerker correct ingesteld (ja of nee)?
- Kloppen de cumulatieve loonbedragen met de opgave van de vorige administrateur?
- Zijn de premies werknemersverzekeringen (WW, WAO/WIA) correct berekend?
- Wordt de juiste sectorindeling gebruikt voor de premiedifferentiatie?
- Zijn eventuele vrijwillige inhoudingen zoals pensioen of spaarloon meegenomen?
Vraag de nieuwe salarisadministrateur om een reconciliatierapport: een overzicht dat de beginbalans van de overgenomen gegevens vergelijkt met de aangeleverde overdrachtsrapportage. Dit geeft je direct inzicht in eventuele afwijkingen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij een overstap van salarisadministrateur?
De meest voorkomende fouten bij een overstap van loonadministratie zijn onjuiste cumulatieve bedragen, verkeerd ingestelde loonheffingskortingen en ontbrekende gegevens over bijzondere beloningen. Deze fouten leiden niet alleen tot incorrecte loonstroken, maar kunnen ook problemen veroorzaken bij de jaaropgaven en de aangifte loonheffingen.
Andere fouten die regelmatig voorkomen:
- Dubbele aangifte loonheffingen doordat zowel de oude als de nieuwe partij over dezelfde periode aangifte doet
- Verkeerde begindatum van de overstap, waardoor een maand dubbel of helemaal niet wordt verwerkt
- Ontbrekende pensioengegevens, met als gevolg te hoge of te lage pensioenpremies
- Incorrecte dienstverbandgegevens zoals foutieve contracturen of een verkeerde ingangsdatum
- Verloren historische mutaties, zoals eerder verrekende vakantiedagen of uitbetaald vakantiegeld
Maak bij de overdracht een checklist en laat beide partijen (de oude en de nieuwe administrateur) deze ondertekenen. Dit voorkomt discussies achteraf over wie verantwoordelijk is voor een specifieke fout.
Wanneer is het beste moment om van salarisadministrateur te wisselen?
Het beste moment om van salarisadministrateur te wisselen is aan het begin van een nieuw kalenderjaar, bij voorkeur per 1 januari. Op dat moment zijn er nog geen cumulatieve loonbedragen opgebouwd en hoeft de nieuwe partij geen historische gegevens over te nemen voor de lopende jaaropgaven.
Is een overstap per 1 januari niet mogelijk, dan zijn ook de volgende momenten geschikt:
- Begin van een nieuw kwartaal: de aangifte loonheffingen sluit netjes aan op een kwartaalgrens
- Na de uitbetaling van vakantiegeld: dit voorkomt discussies over de verwerking van bijzondere beloningen
- Na een reorganisatie of personeelswijziging: dan zijn toch al veel gegevens bijgewerkt
Vermijd een overstap midden in een maand of vlak voor de jaaropgaven. In 2026 zijn de jaaropgaven over 2025 doorgaans in februari gereed. Plan een overstap dus niet in december of januari als de administratie van het vorige jaar nog loopt.
Hoe weet je of de eerste salarisrun bij de nieuwe partij correct is?
Je weet of de eerste salarisrun correct is door de nettoloonbedragen en inhoudingen van elke medewerker te vergelijken met de laatste loonstroken van de vorige administrateur. Als er geen wijzigingen zijn in contracten of salarissen, zouden de bedragen nagenoeg gelijk moeten zijn.
Doorloop bij de eerste salarisrun de volgende stappen:
- Vergelijk de brutolonen per medewerker met de vorige loonstroken
- Controleer de nettobedragen en signaleer afwijkingen groter dan een paar euro
- Verifieer of de loonheffing en premies overeenkomen met de verwachte bedragen
- Controleer of de bankgegevens van alle medewerkers correct zijn ingevoerd
- Bekijk de aangifte loonheffingen voordat deze wordt ingediend bij de Belastingdienst
Vraag de nieuwe salarisadministrateur om de salarisrun eerst ter goedkeuring voor te leggen voordat de betalingen worden gedaan. Dit geeft je de mogelijkheid om fouten te corrigeren zonder dat medewerkers al een verkeerd bedrag hebben ontvangen.
Wat zijn je rechten als er fouten worden gemaakt door de nieuwe salarisadministrateur?
Als de nieuwe salarisadministrateur fouten maakt, heb je het recht om correctie en herstel te eisen op kosten van de administrateur, mits de fout aantoonbaar aan hun kant ligt. Dit geldt voor fouten in loonstroken, te late aangiften en onjuiste afdrachten aan de Belastingdienst.
Houd rekening met het volgende:
- Documenteer alles: bewaar alle e-mails, opdrachten en rapportages als bewijs van wat er is afgesproken
- Controleer de opdrachtovereenkomst: hierin staan de aansprakelijkheidsbepalingen en wat de administrateur vergoedt bij fouten
- Meld fouten schriftelijk: dit is nodig om aansprakelijkheid te kunnen claimen
- Boetes van de Belastingdienst door te late of onjuiste aangiften zijn in beginsel verhaalbaar op de administrateur als de fout bij hen ligt
Als werkgever blijf je echter eindverantwoordelijk richting de Belastingdienst. Dit betekent dat je zelf de boete betaalt als die wordt opgelegd, en daarna eventueel verhaal haalt op de salarisadministrateur. Zorg dus altijd dat je zelf een basiscontrole uitvoert op de aangiften, ook als je dit hebt uitbesteed.
Hoe AAB Finance helpt bij een overstap van salarisadministrateur
Een overstap van salarisadministrateur vraagt om een gestructureerde aanpak en een partij die weet waar de risico’s liggen. Wij begeleiden werkgevers bij elke stap van de overstap: van de overdracht van gegevens tot en met de controle van de eerste salarisrun. Concreet helpen wij je met:
- Het opstellen van een overdrachtsrapportage en het opvragen van alle benodigde gegevens bij de vorige administrateur
- Het controleren van stamgegevens en cumulatieve loonbedragen voordat de eerste run wordt gedraaid
- Het verwerken van de salarisadministratie via Nmbrs (SalarisFactory), een modern en transparant salarispakket
- Het opstellen van arbeidsovereenkomsten en het berekenen van loonkosten per medewerker
- Het signaleren van fouten en het begeleiden van correcties richting de Belastingdienst
Wil je weten wat wij voor jouw salarisadministratie kunnen betekenen? Neem contact op via ons contactformulier of stuur een e-mail naar info@aabfinance.nl. AAB Finance staat voor je klaar voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
